CAPÍTULO VEINTITRÉS: COMUNICACIONES ENTRE LA EMPRESA Y EL ÁREA

SEC. 1     PRERREQUISITOS GENERALES DE COMUNICACIONES

Una de las metas principales de Market America es proveer el servicio más efectivo y eficiente a sus Distribuidores. El máximo objetivo de cada departamento administrativo es ser amigable y justo, y a la vez, mantener un cumplimiento consistente y alineado con los requisitos del Sistema Administrativo de Negocios UnFranchise®. Al cumplir e implementar los siguientes prerrequisitos generales de comunicación, los Distribuidores y Market America lograrán el mejor servicio posible.

  1. Correspondencia:
    1. Manual de Carrera de Market America: Las políticas y procedimientos contenidos en el Manual de Carrera de Market America establecen todas las funciones y actividades tanto en el área como en la oficina corporativa. Los Distribuidores deben tener disponible la edición más reciente del Manual, como referencia al comunicarse con la oficina corporativa.
    2. Medios Disponibles: Hay varios canales disponibles para comunicarse con Market America. Entre ellos están el fax, correo postal, teléfono, correo de voz o el correo electrónico.
    3. Información del Distribuidor: Los Distribuidores necesitan asegurarse de que sus direcciones (correo postal, envío y correo electrónico, cuando aplique) y los números de teléfono son correctos y están actualizados.
    4. Respuesta de Market America: Los Distribuidores deben reunir toda la documentación de respaldo y la información necesaria, antes de contactar a Market America (los Distribuidores deben contactar a su Coordinador Ejecutivo Certificado o a su Instructor Certificado para que los guíen en la obtención de esta información). Esta información reducirá en gran parte el tiempo de búsqueda y asegurará una respuesta oportuna y precisa. Además, los Distribuidores deben proveer al departamento respectivo la mejor forma de contactarlos nuevamente (es decir, números de teléfono y horarios).
    5. Seguimiento del Distribuidor: Si Market America responde una pregunta del Distribuidor y la empresa requiere información adicional, será responsabilidad del Distribuidor el obtener la información e iniciar el seguimiento. En caso de que no se inicie el seguimiento, Market America considerará satisfactoria la respuesta.
  1. Direcciones de Market America: el envío de correo a direcciones incorrectas puede provocar la pérdida del correo y el retraso de procesos.
    1. Si se Requiere Firma: Enviar esta correspondencia a la dirección física de Market America: 1302 Pleasant Ridge Rd., Greensboro, NC 27409
    2. Si NO se Requiere Firma: Remitir esta correspondencia a uno de los apartados de correos de la oficina (según corresponda): P.O. Box 35364, Greensboro, NC 27425.
  2. Responsabilidad o Confiabilidad: Market America no puede hacerse responsable de que el correo o los faxes se entreguen a tiempo o de la forma esperada. Se aconseja que los Distribuidores verifiquen la recepción de estos a través de su Sistema Administrativo UnFranchise (UFMS) o llamando a Servicios al Distribuidor.
  1. Formularios y Documentación:
    1. Los Distribuidores son responsables por la validez y certeza de toda la documentación que envíen a la empresa. Market America procesa dicha documentación como la recibe. Market America NO puede alterar la documentación enviada, así que, por favor, asegúrese de que esté correcta antes de enviarla.
    2. Toda la documentación original debe ser enviada por correo con la firma del Distribuidor, a menos que reciba instrucciones diferentes de parte de la empresa. Si un representante específico solicita el envío de otra documentación, ésta debe enviarse con atención a ese representante.
    3. Los Distribuidores deben tener control de sus negocios. Por favor, resuelva oportunamente los problemas que puedan surgir. Mientras más tiempo espera el Distribuidor, más difícil será resolverlo. En algunos casos, los Distribuidores pueden perder valioso tiempo y dinero.
  2. Llamadas Telefónicas:
    1. Por favor, recuerde que la primera responsabilidad del Distribuidor es aprender las políticas y procedimientos del Manual de Carrera de Market America. También es un requisito que los Distribuidores sean capacitados por su línea ascendente. El Distribuidor en la línea ascendente tiene un interés personal en asegurarse de que los Distribuidores en la línea descendente y sus negocios tengan éxito. La línea ascendente constituye el punto de referencia del Distribuidor, y es dónde él debe acudir por ayuda y recomendaciones.
    2. Antes de contactar a la empresa, los Distribuidores primero deben verificar el contenido del Manual de Carrera de Market America. Después, los Distribuidores deben contactar a su patrocinador, Coordinador Ejecutivo Certificado, Instructor Certificado, o Miembro de la Junta Asesora. Si los Distribuidores no saben quiénes son estos Distribuidores en la línea ascendente, ellos pueden llamar a Servicios al Distribuidor para que les proporcionen sus nombres y números de teléfono.
    3. Las llamadas telefónicas deben estar limitadas a cinco minutos. Los Distribuidores deben tener listos todos los detalles y la información. Esto incluye: todos los nombres del Distribuidor, números de identificación, fechas, números de cheques o de giros monetarios, números del pedido, etc. Nota: Si los Distribuidores tienen preguntas detalladas o múltiples, o un problema complicado, es mejor que envíen un fax detallado.
    4. Los Distribuidores deben mantener un registro de la fecha de cada llamada, la persona con quien hablaron, un resumen del problema, y la respuesta que se les dio. Los Distribuidores deben esperar un tiempo suficiente para que Market America responda a la solicitud antes de llamar otra vez. Es una buena idea tener un registro de las llamadas a la línea ascendente de la misma manera.
    5. Sólo un Distribuidor de área debe llamar a la empresa por determinada situación. Ese Distribuidor debe hablar con el mismo representante hasta que el asunto se resuelva. Si más de un Distribuidor llama, todas las personas deben hablar con la persona que ya está atendiendo el problema en la empresa.
    6. Nuevamente, los Distribuidores deben consultar el Manual de Carrera y su línea ascendente antes de llamar a la oficina corporativa. La línea ascendente debe estar en capacidad de manejar la mayoría de las preguntas o solicitudes que se les hagan. A veces, sin embargo, los Distribuidores necesitan contactarse con la oficina corporativa. Los Distribuidores deben estar seguros de llamar al departamento o persona correcta de acuerdo con cada situación (véase Organización de la Empresa).
    7. Cuando los Distribuidores reciben correspondencia (vía correo electrónico, fax, correo postal, teléfono, o correo de voz) de alguien en un departamento específico, ellos deberán tratar con esa persona o departamento, a menos que se les instruya lo contrario en la empresa.
  3. Faxes:
    1. Nuestro número de fax es: (336) 605-0041.
    2. Por favor, recuerde que los Distribuidores son responsables de asegurarse que Market America reciba sus faxes.
    3. Market America tiene 48 horas (2 días hábiles) para responder a las solicitudes por fax.
    4. Sólo puede enviarse por fax cierta información: cambios de dirección, cambios de información de tarjeta de crédito o de semana para ser procesada la Compra por Transferencia, cancelación de la Compra por Transferencia, la cancelación de una relación de distribución, la cancelación de un pedido, los formularios de corrección de vinculación, o los faxes relacionados con solicitudes de información.
    5. Sólo los miembros de UFMS pueden enviar sus pedidos a través del fax usando su propia tarjeta de crédito como medio de pago.
  4. Correo Electrónico:
    1. Los Distribuidores pueden enviar por correo electrónico sus solicitudes a marketamerica@marketamerica.com.
    2. Todas las transmisiones de correo electrónico deben incluir el nombre del Distribuidor y el número de identificación para que Market America pueda responder.
    3. Market America tratará de responder en dos días hábiles, a todas las solicitudes de correo electrónico que tengan un número de identificación válido y una dirección de correo electrónico válida.

 

SEC. 2     CORREO DE VOZ

Todos los Distribuidores deben utilizar los servicios de correo de voz que provee Market America. La empresa usa el correo de voz para comunicar los mensajes urgentes en masa a los Distribuidores. El correo de voz también es una herramienta poderosa de administración que los Distribuidores usan en la comunicación con su organización en la línea descendente.

 

SEC. 3     RED DE VOZ DE RESPUESTAS INFORMATIVAS DE MARKET AMERICA (MARVIN, por sus siglas en inglés)

MARVIN es un sistema de respuesta de voz de tecnología avanzada que permite a los Distribuidores acceder a la información más pertinente relacionada con sus negocios las 24 horas del día, los siete días de la semana, al marcar el (336) 605-5556. Después que los Distribuidores marcan el número de MARVIN y escuchan el saludo, deben presionar el 1 para el Servicio de Información del Distribuidor (para la Conexión de Voz de Powerline (PVL, por sus siglas en inglés), presione el 2). Los Distribuidores deberán ingresar el número de identificación de nueve dígitos del negocio del Distribuidor del que están requiriendo información. Luego se les presentará un Menú Principal con opciones a elegir según corresponda. Los Distribuidores pueden presionar “Ø” (asterisco) en cualquier momento para regresar al Menú Principal.